Na correria da jornada de trabalho, o documento acabou sendo esquecido e demorou mais de um dia para ser assinado? Informações perdidas? Indisposição para buscar um documento arquivado?
Se você já se viu em algum destes cenários eu preciso te contar uma coisa: você está ficando pra trás! Mas calma, não é só você. Cada vez mais nossa rotina se torna mais intensa e mais informações chegam a todo o momento, fica difícil mesmo acompanhar toda essa evolução sem se perder, é natural do ser humano.
Hoje existem algumas aplicações que podem te ajudar nesse processo e ainda melhorar os resultados com maior produtividade. Chegou a hora de usá-las e ganhar uma boa vantagem diante do seu cenário atual.
Automatização de Processos
É preciso ter em mente a importância de manter a maior parte da carga operacional automatizada para reduzir a chance de erros. A sobrecarga de atividades, mais a parte operacional do trabalho, tornam as ações repetitivas e retém menos atenção na hora da programação, assim o processo fica mais suscetível ao erro.
Os benefícios da implantação interferem positivamente em toda a estrutura do processo. Alguns deles são:
Aumento da produtividade
Diminuição de erros
Redução de custos
Padronização de processos
Maior confiabilidade dos dados
Centralização e controle da informação
Segurança e proteção de dados
Mas antes de aplicar a automatização é preciso ter certos cuidados e estudar as possibilidades.
Primeiros passos para a implantação:
Mapeando os processos
O primeiro passo consiste em compreender do que a sua empresa requer em termos de automatização. É necessário avaliar quais processos podem se tornar automáticos e quais são os pontos mais importantes a considerar.
Entender o fluxo de trabalho e registrar as ações tomadas é fundamental nessa etapa, pois isso vai mostrar quais são as dificuldades hoje e quais são as etapas com mais impacto no resultado final. Normalmente as principais áreas que se beneficiam com este tipo de aplicação são recursos humanos, jurídico, compras, financeiro e contratos.
Experimente
Parece óbvio, mas se você não testar os resultados finais de seu projeto, você não vai saber se eles funcionam ou não! Muitas vezes tomamos como certo que o nosso projeto maravilhoso produziu algo fantástico, sem se preocupar em verificar se ele realmente funciona.
O objetivo de uma fase de testes é descobrir todos os erros e bugs e são eles que demonstram exatamente ao cliente o que eles estão recebendo. É essencial pedir para que os colaboradores testem os fluxos e os processos.
Treinamento
Após os testes, está na hora de iniciar o treinamento da equipe, mostrar como deve ser o padrão de funcionamento. Essa parte é especialmente importante, porque se os envolvidos nos processos não forem treinados adequadamente, a solução não será utilizada em seu potencial máximo.
O ideal é oferecer um treinamento completo de uso, com todas as instruções necessárias e suas boas práticas para os profissionais que irão utilizá-la. Nesse momento, é fundamental que haja uma boa comunicação, pois se trata de uma mudança de processo operacional. Se não houver uma comunicação adequada, dificuldades serão enfrentadas para garantir que tudo saia conforme o planejado. Montar uma equipe de apoio responsável pelo entendimento máximo da aplicação pode ajudar.
Analise de resultados
Mesmo com todos os cuidados, a automatização de processos pode sofrer alterações durante sua utilização. Seja como for, é preciso monitorar os resultados em relação à automatização. Defina e acompanhe os indicativos mais relevantes e faça alterações conforme o processo se desenrolar.
O principal
Escolher a solução correta é fundamental para que se obtenha sucesso em todo o processo de automatização. Sem essa etapa, há comprometimentos tanto com a eficiência quanto com segurança e compliance. O diferencial são ferramentas que ofereçam suporte para qualquer empecilho que surgir no processo, assim traz mais segurança para o seu negócio.