As empresas têm percebido que ao longos dos anos, o avanço tecnológico é cada vez mais importante para que a execução de determinadas tarefas/processos aconteçam sem contratempos.
Mas, qual será o momento para que as empresas percebam que é preciso recorrer ao uso da tecnologia para as ajudar na automatização de processos de trabalho?
Ou seja, que determinado processo pode ser otimizado se deixar de ser manual e passar a decorrer sobre uma solução onde foi previamente definido.
A execução de tarefas manuais requer uma vigilância constante, por isso, gera inseguranças e incertezas que facilmente poderiam ser resolvidos se fossem executadas com auxílio de uma solução que guiasse os colaboradores. Sem margens para desvios, sem margens para esquecimentos.
A automatização de processos por meio de uma solução de Gestão Documental, como o iPortaldoc, consiste na substituição de tarefas manuais por tarefas automatizadas, por meio da utilização de workflows ou encaminhamentos ad-hoc. Esta automatização de processos, não só, permite transformar a informação que circula em papel, em processos digitais estruturados e mais eficientes, como ainda assegura a diminuição da margem de erro no tratamento dos respetivos processos
E se acha que é preciso fazer um grande investimento, lembre-se que o tempo que profissionais gastam na execução de tarefas manuais vai ser otimizado com esta solução. Logo, terá profissionais mais eficientes e mais produtivos o que se traduz em ganhos para a empresa. Porque, um processo que é pré-definido num sistema leva a uma diminuição dos erros de execução, o que permite fazer mais em menos tempo.
Benefícios da automatização de processos.
Aumento da produtividade
A automatização de processos exige menos tempo de execução, torna os processos mais ágeis porque a informação está centralizada, é facilmente acessível e o envio é feito na maioria das vezes por via eletrônica.
Redução dos custos
O aumento dos lucros está diretamente relacionado com a redução dos custos. A automatização de processos permite fazer mais em menos tempo de forma mais eficiente e produtiva.
Maior confiabilidade e padronização
Quanto mais manual é um processo maior é a dificuldade em garantir que a informação nele está completamente certa. A automatização de processos assegura que ele é cumprido de acordo com o que foi previamente definido no sistema, não havendo margens para desvios ou erros. Um dos benefícios da automatização de processos é precisamente a possibilidade de padronização, onde determinados processos acontecem da mesma maneira de forma continuada. Isto garante tanto a qualidade como o controlo do processo por parte da gestão, que consegue ter uma visibilidade completa sobre cada um.
Centralização da informação
O uso de soluções para a automatização de processos assegura que a informação permaneça centralizada, permitindo que a gestão acompanhe em tempo real a evolução desses processos. Mais ainda, permite garantir a integração destes processos com outros sistemas da empesa, assegurando uma visão geral do negócio.
Melhorias quanto à tomada de decisão
Uma visão mais clara e global dos processos empresariais contribui para otimizar a tomada de decisão, tornando-a mais assertiva.
Texto original do nosso parceiro IPortalDOC.