Pequena, média ou grande, não importa o tamanho da sua empresa, ter uma boa comunicação interna é essencial para alcançar bons resultados. Isso porque ela possibilita que colaboradores, de todos os níveis, tenham conhecimento das principais decisões do negócio. Além disso, podem se sentir parte de cada nova ação tomada, evitando ruídos, gerando motivação e estimulando a criatividade no ambiente de trabalho tornando os colaboradores cada vez mais satisfeitos e motivados.
Uma organização com o dom de converter motivação pessoal em produtividade, é capaz de sair na frente da concorrência e se destacar em seu mercado. Hoje vamos falar de um aliado bem antigo e bem importante na busca da comunicação interna perfeita. A Intranet.
Ferramenta que auxilia na comunicação empresarial, a Intranet, é semelhante à internet que conhecemos, mas de uso exclusivo de uma organização. Isso quer dizer que somente os colaboradores da empresa – ou pessoas autorizadas – podem ter acesso ao conteúdo ali disponibilizado. O uso da intranet possibilita a comunicação entre departamentos o que significa que todos os colaboradores da empresa estão conectados.
Mas criar, ou contratar, uma Intranet é um trabalho árduo pois há diversas tecnologias, plataformas e fornecedores com os seus prós e contras que precisam ser consideradas efetivamente antes da instalação. O grande desafio não é lançar uma nova Intranet mas sim mantê-la sempre relevante com o passar do tempo. Por isso preparamos 5 dicas que vão lhe auxiliar nessa jornada.
1. Integrar todas as informações importantes
Em muitos momentos, o colaborador precisa de informações padrões tanto sobre o próprio setor quanto de outros departamentos. Ter um espaço de documentos na sua intranet facilitaria esse processo e diminuiria o tempo perdido da procura. Por isso, é melhor que a intranet tenha todas estas informações disponíveis. Dessa forma, aqueles que precisarem serão capazes de encontrá-las rapidamente por conta própria.
2. Ter outras ferramentas integradas
Não só a parte de documentos mencionada acima, mas todo tipo de comunicação é bem-vinda nessa integração. E-mails, chats de voz para reuniões, vídeo conferências, telefonia, arquivos e mensagens. Adotando a intranet na sua empresa, essas mesmas ferramentas podem serão unificadas em um único ambiente online. Dessa forma, tudo estará disponível no mesmo canal, facilitando o acesso.
3. Usar uma interface fácil de navegar
O design da página da empresa tem um grande efeito sobre a qualidade da comunicação interna das suas equipes. Se uma informação é mais difícil de ser visualizada corretamente, então a mensagem que ela comunicava fica comprometida. É legal também pensar em interfaces que se assemelhem a redes sociais já utilizadas no âmbito pessoal e naquelas que podem ser customizáveis com as cores da empresa.
4. Montar uma equipe para atualizar informações
É essencial que todo o conteúdo da intranet seja atual. Fazer com que as pessoas iniciem o uso da intranet é um esforço por si só, mas se, depois de trazê-las, mostrar a elas as mesmas páginas, mensagens e imagens que viram na semana passada ou pior no mês passado, provavelmente fará com que nunca mais voltem. Pensando nisso, pode valer a pena investir em uma equipe dedicada a coletar e elencar informações mais importantes, mantendo o site da empresa sempre rico em conteúdo.
5. Monitorar o dia a dia da intranet e as necessidades dos colaboradores
A intranet deve ser encarada como um organismo vivo dentro da organização. É também uma excelente ferramenta para conhecer mais sobre as expectativas e insatisfações dos funcionários. Fique atento ao seu público interno e utilize a intranet para melhorar a vida dos colaboradores.
Bônus: Contar com o apoio do time de TI
Você nunca deve esquecer que quando está lidando com ferramentas tecnológicas, ter o auxílio de um setor especializado faz uma enorme diferença. A instalação do sistema, sua otimização e manutenção dependem diretamente do trabalho do departamento de TI da sua empresa. Garantir que eles estejam acompanhando o processo de implementação pode ajudar a evitar muitos erros.
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