Gestão documental e Workflow
Quais são as duas coisas que uma empresa não pode viver sem? Acertou se você disse tecnologia e histórico documental.
Brincadeiras à parte, após o ano de pandemia, ficou evidente o quão fundamental é para uma empresa destinar parte de seus lucros para o investimento tecnológico.
Sem falar na gestão de processos e documentos, que com o home office o compartilhamento dos mesmos no formato físico se tornaram praticamente impossível.
A final, o que é um workflow?
A tradução ao pé da letra, o significa “fluxo de trabalho” mas quando estamos falando de gestão de documentos, é possível encarar como os caminhos que um documento pode percorrer até estar concluído.
Quando falamos em gestão documental, os sistemas de Workflow permitem a digitalização de papéis para arquivamento. Esses arquivos podem ser acessados e consultados sempre que necessário.
O Workflow pode trabalhar em conjunto com outros sistemas de gestão empresarial e também permite o envio de documentos ao departamento correspondente, por meio de alertas aos usuários que precisam recebê-lo.
Como criar um Workflow eficiente?
Quando se inicia o processo de organização dos documentos, é preciso conhecer as características do negócio para ter ações mais pontuais e com etapas mais atuais e objetivas.
As etapas desse fluxo de informações são bem objetivas, do tipo:
· Quem realizou o trabalho?
· Em que momento ou ordem aconteceu?
· De que maneira ou sob quais condições aconteceu?
O workflow é orientado segundo 3Rs, que são:
· Rotas (routes)
· Papéis (roles)
· Regras (rules)
Para que os documentos sigam em uma ordem padronizada é preciso uma completa sistematização desses processos.
Dentro dos fluxos criados, você sempre poderá personaliza-lo de acordo com a sua necessidade e assim conseguir gerenciar de forma mais rápida.
Workflow de aprovação
É possível definir que alguns processos, antes de serem finalizados, tenham que passar por um aprovador.
Workflow de alteração
Você consegue alterar um valor de algum campo baseado em uma condição.
Workflow de exclusão
Excluir itens automaticamente pode ser perigoso, mas em alguns casos, pode ser interessante.
Não é exagero dizer que se você utilizar uma solução para gestão dos documentos que tenha workflow, os departamentos nunca mais vão querer trabalhar gerindo seus procedimentos em papel ou em pastas na rede, pelo simples fato que algumas soluções para gestão de documentos são preparadas para isso e facilitam o trabalho deixando a equipe focada no é importante, além de eliminar erros e falhas.